Trámites masivos que pueden realizarse a distancia gracias a la firma electrónica

 La pandemia nos obligó a cambiar nuestros hábitos y costumbres, siendo uno de ellos la aceleración de los procesos tecnológicos. Hoy, trámites que antes se podían realizar de manera presencial, gracias a la firma electrónica, se pueden hacer de manera online.

De hecho, sólo en el año 2020, según datos de HCM Front, hubo un aumento de su uso por parte de las compañías en un 600%.

Pero ¿qué se puede hacer hoy gracias a esta herramienta? Para Marcelo Mora, CEO de IDOK (https://idok.cl/), empresa chilena dedicada a optimizar los procesos de gestión, identificación digital y firma electrónica de personas, empresas y organizaciones, la Ley de Firma Electrónica permite firmar casi todos los documentos tanto públicos como privados, además, “contempla que tiene el mismo valor probatorio y produce los mismos efectos que aquellos documentos firmados en papel.

Durante la pandemia, muchas empresas decidieron digitalizar sus procesos y esto permitió que miles de personas pudieran realizar trámites online, tales como: Firma de contratos; Promesas de compraventa;    Recetas médicas; Apertura de cuentas corrientes; Mandatos; Declaraciones; Permisos de circulación;   Planos y Poderes SII entre otros. 

Pese a que hoy en día ya nos encontramos con menos restricciones sanitarias y de movilidad, la economía digital, en este sentido, llegó para quedarse, ya que la pandemia permitió que herramientas que ya existían fueran puesta a prueba, tales como el teletrabajo, las compras online y trámites ante servicios del Estado. 

 Pero ¿la crisis sanitaria ayudó a impulsar el uso de la firma electrónica? Sin duda que sí, “por ejemplo, nosotros ya teníamos un proyecto en marcha antes de la pandemia y aceleramos dicho proceso, lanzamos nuestra plataforma FirmaYa a fines de abril de 2020 y fue un éxito, en pocas semanas teníamos miles de usuarios y cientos de empresas usando la plataforma.

Además, fue la primera empresa en conectarse a “tu empresa en un día” (plataforma de creación de empresas), con esto se permitió firmar las escrituras de creación de sociedades”, comenta Mora.

De hecho, la aceleración del uso de la firma electrónica en trámites como la creación de empresas, ayudó a que Chile subiera cinco puestos en el pilar marco para hacer negocios y en el apartado de crecimiento en el mercado laboral, en el Ranking de Competitividad Mundial 2020, siendo el mejor resultado entre los países de Latinoamérica.

Pero además del hecho del distanciamiento social y la pandemia, el realizar estos trámites de manera online trae consigo grandes beneficios, como los siguientes:

-       Validez legal: El año 2002 fue promulgada la Ley No 19.799, que regula tanto el uso de documentos y firmas electrónicos, como los mecanismos, servicios y empresas que las certifican. Siendo, por esta razón, difícil impugnar una firma electrónica avanzada, ya que cualquier documento que antes alguien pudiese desconocer, hoy no es posible por validez legal.

-       Costo: la firma electrónica tiene un bajo costo, ya que la empresa contratante puede asumir los costos.

-       Seguridad: se reducen los riesgos de acceso a datos personales por parte de personas ajenas, porque utilizamos procesos robustos que combinan varios factores, los cuales minimizan la suplantación de identidad. 

Por ejemplo, los servicios de IDOK son ISO 27.001, que están relacionados con la seguridad de la información, protegiendo los datos de las personas al 100%.

-       Controles internos: al tener procesos online tienes la posibilidad de tener indicadores en línea y saber todo sobre cualquier documento, siendo estos controles más beneficios para que las empresas sean más eficientes a la hora de la búsqueda.

IDOK (https://idok.cl/) es una empresa chilena dedicada a optimizar los procesos de gestión, identificación digital y firma electrónica de personas, empresas y organizaciones. Desarrollamos productos y soluciones adaptadas a los nuevos escenarios de acción en Chile y Latinoamérica.