Firma electrónica facilita los trámites de contratación laboral a distancia

 Producto de la pandemia de Covid-19 y las restricciones sanitarias impuestas por el Gobierno para frenar los casos positivos, un gran número de trabajadores comenzó a operar de manera online, lo que ha motivado a las empresas a digitalizar sus procesos e implementar herramientas que les permitan realizar sus labores a distancia.

El teletrabajo ha promovido nuevas contrataciones, para labores que incluso no existían hace algunos años atrás, generando un aumento de los trabajos transitorios, y también de algunos más estables, en áreas de desarrollo que promueven el trabajo online, pudiendo estar desde cualquier parte del mundo y trabajando a la vez.

Estos cambios en la modalidad de trabajo han generado escenarios en los que es necesario el uso de herramientas, como la firma electrónica de documentos, especialmente en los que se refieren a la contratación de personal.

Para Diego González, Subgerente de Innovación y Desarrollo de IDOK (https://idok.cl/), empresa chilena dedicada a optimizar los procesos de gestión, identificación digital y firma electrónica de personas, empresas y organizaciones, “el proceso de contratación con firma electrónica simple llega a facilitar este proceso tan engorroso, siendo más rápido porque las personas pueden firmar desde cualquier lugar sin la necesidad de ir de manera presencial, recordemos que los procesos de contratación muchas veces incluyen otra documentación anexa, como declaraciones juradas, el contrato de trabajo, anexos de trabajo, vacaciones, recepción de equipamiento, capacitaciones, modificaciones de contrato, por nombrar algunas”.

Si trabajas en un departamento de recursos humanos, seguro que has enviado documentos a firmar a tus empleados o futuros empleados más de una vez, entonces aquí es donde entra la firma electrónica, un mecanismo que llegó para ayudar, entregando beneficios económicos, de seguridad y de tiempo que al realizarse de manera presencial no se pueden lograr. 

Un gran ejemplo de los beneficios que trae el uso de la firma electrónica es para las empresas de servicios transitorios, ya que esta herramienta les permitió disminuir los gastos que tenían en multas.

El problema es que este tipo de organizaciones deben constar por escrito dentro del plazo de 5 días desde la incorporación del trabajador o 2 días si el contrato es por menos de 5 días y, en caso de no hacerlo, se les cobra una multa, “estas son compañías que tienen procesos de contratación constante y masiva y en al momento de firmar los documentos de forma presencial y en papel perdían tiempo y se les pasaban los días. Entonces llegan a nosotros con este problema y les brindamos esta herramienta como una solución sostenible, que les ahorra tiempo y dinero”.

Hoy la firma electrónica cuenta con la misma validez legal que la realizada sobre los documentos físicos, convirtiéndose en una necesidad vital para las empresas, ya que disminuye el tiempo y los costos al automatizar los procesos, pero, además, incrementa la productividad, ya que permite cargar documentos y realizar firmas de forma masiva.

Acerca de: IDOK (https://idok.cl/) es una empresa chilena dedicada a optimizar los procesos de gestión, identificación digital y firma electrónica de personas, empresas y organizaciones. Desarrollamos productos y soluciones adaptadas a los nuevos escenarios de acción en Chile y Latinoamérica.