Y, por lo general, las fiestas de fin de
año suelen comprometer en mayor medida el flujo de caja de una empresa por
cuenta de los numerosos pagos, recargos y eventos que aparecen durante los
meses de noviembre y diciembre.
Estos gastos terminan involucrando
grandes cantidades de dinero, con las que el área financiera de toda empresa
comienza una carrera contrarreloj para mantener las operaciones habituales,
adicional a las obligaciones que surgen en esta temporada.
Por desgracia, no todas consiguen
optimizar sus finanzas en este periodo, y resulta más difícil ajustar cuentas
para comenzar el año nuevo con gastos acumulados o un balance negativo.
No solo el pago de prestaciones de ley e
impuestos suelen agregar una carga a las finanzas de fin de año. Los regalos a
colaboradores, cenas con clientes, reconocimientos a empleados y otros eventos
de cierre, representan también una parte importante de los egresos
corporativos, pero tienen efectos positivos en el compromiso de la empresa con
sus equipos, socios y aliados.
Por ello es imprescindible darle un manejo
oportuno a estos gastos para que estén contemplados con anterioridad.
Rindegastos, herramienta empresarial que
digitaliza al 100% las rendiciones de gastos, entregando control y
visualización de los gastos y presupuestos, estudió el impacto que tienen las
fiestas en las finanzas de empresas de múltiples sectores, y determinó que las
acciones que se adecúan mejor a estas fechas para mantener la productividad
financiera sin sacrificar el espíritu festivo de fin de año. Estas serían las
siguientes:
Establecer presupuestos con
anticipación: este es el mejor método para prevenir pérdidas por una noción
equivocada respecto a la cantidad de fondos que se pueden destinar durante la
temporada el fin de año, pues no solo establece topes, sino que además define
montos específicos para cada actividad.
Generar alertas de sobrecupo:
no solo desde el área financiera se puede alertar cuando se está por alcanzar
el límite definido para cada gasto. Cada vez más herramientas digitales
permiten sincronizar la data interna para notificar cuando el flujo de caja
está en riesgo de incapacidad financiera antes de pasar por un momento incómodo
frente a un socio o cliente.
Automatizar gastos e informes:
recurrir a la tecnología siempre es bueno para corroborar información y evitar
errores contables. Por ejemplo, programar el pago de obligaciones, facilita
calcular con cuánto dinero se cuenta realmente para las fiestas, todo desde la
misma plataforma y con información en tiempo real.
Jerarquizar y priorizar:
uno de los ejercicios más sensatos, sobre todo cuando se atraviesa por una
solvencia reducida, es decidir cuáles dependencias y negocios son más
importantes y necesarios —como trabajadores, clientes y proveedores—, con el
propósito de evitar el malgasto de recursos, pero cuidando de las relaciones
corporativas.
Ariel Puga, VP de Ventas Latam en Rindegastos, recomienda llevar un soporte contable riguroso de todos los gastos que tenga una empresa a fin de que sean deducibles al presentarlos en la declaración anual de impuestos, como el impuesto sobre la renta.
“Las ventajas
de registrar con detalle los movimientos financieros por concepto de reuniones,
cortesías o celebraciones durante las fiestas son bastantes y pueden brindar un
respaldo a la hora de hacer el pago de obligaciones fiscales”, explica Puga.
Sin embargo, además de las implicaciones
tributarias, organizar las finanzas más ‘alegres’ del año puede trazar una hoja
de ruta para conocer cómo se desempeñan los rendimientos anuales, con el
objetivo de prepararse mejor para las festividades y conocer las fluctuaciones
en los egresos de cada periodo del año.
Este esfuerzo no solo surtirá efecto en el
cuidado de las finanzas internas de una empresa. Del mismo modo, promoverá
prácticas provechosas para las partes encargadas de aprobar presupuestos, agendar
encuentros, o revisar el buen uso de los recursos económicos corporativos, cuya
gestión se encuentra en la actualidad apoyada por plataformas, aplicaciones y
software contables que garantizan que no se escape ningún gasto, en especial durante
las épocas de mayor expendio.
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