Y, por lo general, las fiestas de fin de año suelen
comprometer en mayor medida el flujo de caja de una empresa por cuenta de los
numerosos pagos, recargos y eventos que aparecen durante los meses de noviembre
y diciembre.
Estos gastos terminan involucrando grandes cantidades
de dinero, con las que el área financiera de toda empresa comienza una carrera
contrarreloj para mantener las operaciones habituales, adicional a las
obligaciones que surgen en esta temporada.
Por desgracia, no todas consiguen optimizar sus
finanzas en este periodo, y resulta más difícil ajustar cuentas para comenzar
el año nuevo con gastos acumulados o un balance negativo.
No solo el pago de prestaciones de ley e impuestos suelen
agregar una carga a las finanzas de fin de año. Los regalos a colaboradores,
cenas con clientes, reconocimientos a empleados y otros eventos de cierre,
representan también una parte importante de los egresos corporativos, pero
tienen efectos positivos en el compromiso de la empresa con sus equipos, socios
y aliados.
Por ello es imprescindible darle un manejo oportuno a
estos gastos para que estén contemplados con anterioridad.
Rindegastos, herramienta empresarial que digitaliza al
100% las rendiciones de gastos, entregando control y visualización de los
gastos y presupuestos, estudió el impacto que tienen las fiestas en las
finanzas de empresas de múltiples sectores y determinó que las acciones que se
adecúan mejor a estas fechas para mantener la productividad financiera sin
sacrificar el espíritu festivo de fin de año.
Estas serían las siguientes:
Establecer presupuestos con anticipación:
este es el mejor método para prevenir pérdidas por una noción equivocada
respecto a la cantidad de fondos que se pueden destinar durante la temporada el
fin de año, pues no solo establece topes sino que además define montos
específicos para cada actividad.
Generar alertas de sobrecupo:
no solo desde el área financiera se puede alertar cuando se está por alcanzar
el límite definido para cada gasto. Cada vez más herramientas digitales permiten
sincronizar la data interna para notificar cuando el flujo de caja está en
riesgo de incapacidad financiera antes de pasar por un momento incómodo frente
a un socio o cliente.
Automatizar gastos e informes:
recurrir a la tecnología siempre es bueno para corroborar información y evitar
errores contables. Por ejemplo, programar el pago de obligaciones, facilita
calcular con cuánto dinero se cuenta realmente para las fiestas, todo desde la
misma plataforma y con información en tiempo real.
Jerarquizar y priorizar:
uno de los ejercicios más sensatos, sobre todo cuando se atraviesa por una
solvencia reducida, es decidir cuáles dependencias y negocios son más
importantes y necesarios —como trabajadores, clientes y proveedores—, con el
propósito de evitar el malgasto de recursos, pero cuidando de las relaciones
corporativas.
Ariel Puga, VP de Ventas Latam en Rindegastos,
recomienda llevar un soporte contable riguroso de todos los gastos que tenga
una empresa a fin de que sean deducibles al presentarlos en la declaración
anual de impuestos, como el impuesto sobre la renta.
“Las ventajas de registrar con detalle los movimientos
financieros por concepto de reuniones, cortesías o celebraciones durante las
fiestas son bastantes y pueden brindar un respaldo a la hora de hacer el pago
de obligaciones fiscales”, explica Puga.
Sin embargo, además de las implicaciones tributarias,
organizar las finanzas más ‘alegres’ del año puede trazar una hoja de ruta para
conocer cómo se desempeñan los rendimientos anuales, con el objetivo de
prepararse mejor para las festividades y conocer las fluctuaciones en los
egresos de cada periodo del año.
Este esfuerzo no solo surtirá efecto en el cuidado de
las finanzas internas de una empresa.
Del mismo modo, promoverá prácticas provechosas para las partes encargadas de aprobar presupuestos, agendar encuentros, o revisar el buen uso de los recursos económicos corporativos, cuya gestión se encuentra en la actualidad apoyada por plataformas, aplicaciones y software contables que garantizan que no se escape ningún gasto, en especial durante las épocas de mayor expendio.
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